Erhalte ich eine automatische Bestätigung per Mail, wenn der Gast eine Anfrage/Buchung versendet hat?

In diesem Artikel erklären wir dir, wann du und der Gast eine automatische E-Mail erhalten und für welche Fälle man diese Funktion deaktivieren kann

1. Automatische E-Mails
2. E-Mail-Benachrichtungen bei hinterlegter Min-Teilnehmerzahl
3. Manuell angestoßene E-Mail-Benachrichtigungen bei individuellen Erlebnisanfragen (Bestätigung, Stornierung, Individuelle Nachricht)

Automatische E-Mails

Sobald ein Gast ein Erlebnis angefragt oder gebucht hat, erhält der Gast automatisch eine Information/Bestätigung darüber per Mail.

Außerdem wird die Anfrage/Buchung automatisch an die E-Mail-Adresse versendet, die im CMS für das jeweilige Erlebnis hinterlegt ist. Hier können auch mehrere E-Mail-Adressen angeführt sein.

Damit wird die Anfrage/Buchung immer direkt an die zuständige Abteilung/Person verschickt. Das heißt, du kannst hier auch die E-Mail-Adresse eines regionalen Drittanbieters hinterlegen. (Achtung: Externe Partner sollten vorab darüber informiert werden, damit sie mögliche Anfragen/Buchungen auch als solche erkennen)

E-Mail-Benachrichtungen bei hinterlegter Min-Teilnehmerzahl

Wenn du im Erlebnis unter "Weitere Einstellungen" eine Mindestteilnehmerzahl hinterlegt hast, gibt es drei verschiedene Möglichkeiten für automatische Benachrichtigungen per Mail:

1. Der Gast erhält direkt eine automatische Bestätigung über unser System für seine Buchung. Wenn die Mindestteilnehmerzahl nach Anmeldeschluss nicht erreicht wurde und das Erlebnis nicht stattfinden kann, meldest du dich einfach direkt über unser System beim Gast, indem du die Buchung stornierst und eine individuelle Nachricht hinzufügst.
2. Der Gast erhält automatisch eine vorläufige Bestätigung mit der Info "Antwort ausstehend". Final bestätigen oder stornieren, kannst du die Buchung(en) dann direkt über unser System.
   1. Die Funktion kannst du im CMS unter Hotel/Zusatzeinstellungen aktivieren:
   2. Pro Event kannst du dann alle Buchungen mit einmal bestätigen oder stornieren:
3. Die Buchung wird von uns automatisch nach Anmeldeschluss storniert, wenn die Mindestteilnehmerzahl nicht erreicht wurde. 
   1. Diese Funktion kannst du im CMS unter Hotel/Zusatzeinstellungen aktivieren:

Manuell angestoßene E-Mail-Benachrichtigungen bei individuellen Erlebnisanfragen (Bestätigung, Stornierung, Individuelle Nachricht)

Erlebnisse, die individuell für den Gast organisiert werden und daher keine fixen Termine haben, werden bei uns "Services" genannt. Der Gast erhält nach dem Absenden des Formulars eine automatische E-Mail mit der Info, dass seine Anfrage versendet wurde:

Individuelle Anfragen werden im System über die orange Sanduhr, siehe Punkt 1 im folgenden Screenshot, gekennzeichnet. 

Jede Anfrage/Buchung lässt sich individuell bestätigen (Punkt 2), stornieren (Punkt 3).

Außerdem ist es möglich eine "Individuelle Nachricht an den Gast zu versenden: